経験から学んだ、仕事をスムーズに進めるための考え方

前回の記事では、ダンドリとは単なるスケジュール管理ではなく、仕事をスムーズに進めるための「準備の力」だというお話をしました。

第2部となる今回は、そのダンドリを実際の仕事の中でどう形にしていくのか。
そして、私自身が失敗を重ねながら大切にするようになった、いくつかのマイルールについて紹介します。

ダンドリは、特別な才能がある人だけのものではありません。
考え方と習慣を少しずつ身につけていけば、誰でも高めていける力です。

ダンドリを形にする7つのステップ

ダンドリを上手に進めるために、私が大切だと感じているのは、次の7つのステップです。

まず1つ目は、目的を明確にすることです。

どんな仕事にも、必ず目的があります。
「何のためにこの仕事をするのか」
「最終的にどんな状態になっていれば成功なのか」

ここが曖昧なまま進めてしまうと、途中で判断に迷ったり、必要のない作業に時間を使ってしまったりします。

逆に、目的がはっきりしていると、何を優先すべきかが見えやすくなります。
ダンドリの出発点は、まずゴールを決めることです。

2つ目は、起こりそうなことを想定することです。

仕事は、予定通りに進むことばかりではありません。
確認が遅れる、必要な情報が足りない、途中で内容が変わる、思ったより時間がかかる。そうしたことは日常的に起こります。 だからこそ、事前に「どこでつまずきそうか」「最悪の場合、何が起きるか」を考えておくことが大切です。
先に想定しておくだけで、実際に問題が起きたときの落ち着き方が変わります。

3つ目は、スケジュールを組むことです。

やることが分かっていても、いつまでに何をするのかが決まっていなければ、仕事はなかなか前に進みません。
締切から逆算して、「いつ確認するか」「いつ着手するか」「いつ一度見直すか」を決めておくことで、気持ちにも余裕が生まれます。

4つ目は、優先順位をつけることです。

すべてを同時に完璧に進めることはできません。
だからこそ、「今、一番大事なことは何か」を見極める必要があります。

急ぎの仕事と大事な仕事は、必ずしも同じではありません。
目の前の作業に追われていると、本当に重要なことを後回しにしてしまうことがあります。そんな時こそ、一度立ち止まって優先順位を整理することが大切です。

5つ目は、計画を実行に移すことです。

どれだけ考えても、動かなければ仕事は進みません。
完璧な計画を待ちすぎるよりも、ある程度見通しが立ったら、まず一歩動いてみることも大切です。

動いてみることで、初めて見えてくることがあります。
「思ったより時間がかかる」「ここは人に確認が必要だ」「この方法では少し難しい」など、実行して初めて分かることも多いものです。

6つ目は、頭の中のイメージを書き出すことです。

これは特におすすめしたいステップです。
頭の中だけで考えていると、分かっているつもりでも、意外と抜け漏れがあります。

紙に書く、図にする、表にする、付箋に出す。
どんな方法でも構いません。目に見える形にすることで、足りない部分や順番の違和感に気づきやすくなります。

仕事をスムーズに進める人ほど、頭の中だけで抱え込まず、見える形にするのが上手です。

そして7つ目は、想定と結果を比べて振り返ることです。

最初から完璧にできる人はいません。
大事なのは、終わった後に「計画とどこが違ったのか」を振り返ることです。

予定より時間がかかったのか。
確認が遅れたのか。
人への依頼が遅かったのか。
そもそも目的の理解が浅かったのか。

こうした振り返りをしておくと、次に同じような仕事をするときの精度がぐっと上がります。
ダンドリは、経験を積むほど育っていく力なのだと思います。

失敗から学んだ、私のマイルール

こからは、私自身が仕事の中で大切にしているマイルールを紹介します。

1つ目は、まずは自分でやってみることです。

人にお願いしたり、指示を出したりする前に、できる範囲で一度自分で触れてみる。
そうすることで、その仕事の難しさや手間、つまずきやすいポイントが見えてきます。

実際にやってみないと分からないことは、思っている以上にたくさんあります。
自分で経験しておくことで、より現実的な進め方を考えられるようになります。

2つ目は、周りを巻き込むことです。

以前は、「自分でやった方が早い」と思って、何でも抱え込んでしまうことがありました。
けれど、一人でできることには限界があります。

得意な人に相談する。
早めに確認する。
必要な人に協力をお願いする。

そうすることで、仕事は一気に進みやすくなります。
もちろん、丸投げではなく、自分が判断する部分はきちんと引き受けることが大切です。

3つ目は、変えられないものと、変えられるものを分けて考えることです。

仕事をしていると、自分ではどうにもできないことがたくさんあります。
予算、納期、相手の都合、外部環境、人の考え方など、自分だけでは変えられないものもあります。

そうしたものに悩み続けても、時間と気力を消耗してしまいます。

大切なのは、変えられないものを理解したうえで、自分が動かせる部分はどこかを探すことです。
そこに集中した方が、ずっと前向きに仕事を進められます。

4つ目は、人から頼まれたことほど先にやることです。

これは特に意識していることです。
自分が返事や確認を止めていると、相手の仕事も止まってしまいます。

たとえば、確認だけならすぐ返す。
すぐに対応できない場合でも、「いつまでに返します」と伝える。
それだけでも、相手は次の行動を考えやすくなります。

仕事は、自分ひとりで完結しているように見えて、どこかで必ず誰かとつながっています。
自分が持っているボールを早く渡すことは、全体の流れを良くすることにつながります。

5つ目は、優先順位を意識しながら、良い加減を知ることです。

すべての仕事を100点満点でやろうとすると、いつか疲れてしまいます。
もちろん、手を抜いていいという意味ではありません。

大事なのは、力を入れるところと、スピードを優先するところを見極めることです。

丁寧に作り込むべき仕事もあれば、まずは60点で出して確認した方が良い仕事もあります。
仕事には、ちょうど良い力加減があります。

完璧を目指しすぎて止まってしまうより、目的に合った形で前に進めることも、立派なダンドリです。

小さなことから始めればいい

ここまで読むと、少し難しく感じるかもしれません。
でも、最初からすべてを完璧にやる必要はありません。

たとえば、会議の前にアジェンダを共有しておく。
頼まれた仕事に対して、「何を、いつまでにやるか」を確認する。
作業を始める前に、必要な確認事項をメモしておく。

それだけでも、仕事の進み方は大きく変わります。

ダンドリは、大きな特別なことではなく、小さな準備の積み重ねです。
少し先を考えておく。
相手が動きやすいようにしておく。
終わった後に振り返って、次に活かす。

この繰り返しが、仕事の質を少しずつ高めてくれます。 次回は、どれだけ準備をしていても起こる「想定外」への向き合い方について紹介します。
予定通りにいかない時こそ、どのように考え、どう動けばいいのか。仕事を前に進めるための思考法について考えていきたいと思います